Descripción del puesto

Tipo: Jornada completa, 40 horas semanales

Salario: $24.04 – $27.88/hora DOE

Lugar de trabajo: Oficina situada en McMinnville

Depende de: Director Ejecutivo

Plazo de contratación: Se aceptarán solicitudes hasta el 5 de agosto de 2023, a las 17:00 horas.

Acerca de Unidos Bridging Community

Fundada en 2012, Unidos Bridging Community (Unidos) es una organización sin ánimo de lucro creciente, diversa y acogedora. Nuestra misión es promover la integración, la participación, la representación y el éxito de las personas y familias latinas en el condado de Yamhill; y construir puentes de entendimiento y apoyo entre latinos y no latinos. Los valores de Unidos son la integridad, la equidad, el humor, el trabajo en equipo y el aprendizaje. Encontrará más información sobre nuestros programas en www.unidosyamhillcounty.org.

La oficina de Unidos está en el centro de McMinnville, con fácil acceso a una gran variedad de pequeñas tiendas, cafeterías, teterías y restaurantes populares. La oficina cuenta con un aparcamiento exclusivo de fácil acceso y varias paradas del sistema de transporte público local a poca distancia a pie. El edificio tiene varias oficinas y nuestros vecinos inquilinos son organizaciones sin ánimo de lucro, un estudio de yoga, un quiropráctico, un acupuntor y una empresa de contabilidad. El Lower City Park y la Biblioteca Pública están a una manzana y son buenos lugares para hacer descansos.

Acerca de Unidos Bridging Community, the people, and culture: El personal de Unidos incluye: el Director Ejecutivo, el Coordinador de Programas y Oficina, el Asistente del Plan de Salud de Oregón y dos Navegadores de Campo. Hacemos un trabajo serio y damos prioridad a reírnos y divertirnos en el lugar de trabajo. Nos gusta descansar, celebrar los éxitos y compartir una comida con las personas a las que servimos. Nos atrevemos a experimentar con nuevas ideas y estrategias. Aprender de los errores del pasado es vital para nuestro trabajo. Por encima de todo, apoyamos los objetivos y proyectos de los miembros de nuestro equipo con orgullo y esmero. Trabajamos duro y también jugamos duro. Nuestro día mensual de actividades en equipo se centra en fortalecer las relaciones entre los miembros del personal, relajarse, comer y pasarlo bien. Entre las actividades anteriores figuran ir a la playa, al Museo de Arte de Portland, al Jardín Chino, al Bullwinkle’s Family Fun Center, a Tillamook Ice Cream and Creamery, celebrar fiestas culturales, disfrutar de un potluck, hacer senderismo, remojarse los pies con té tibetano y practicar yoga. El bienestar del personal es parte integrante de nuestra cultura. Contamos con políticas y prácticas de apoyo a nuestro bienestar.

Resumen del puesto: El Asistente Administrativo apoya directamente al Director Ejecutivo y las operaciones diarias de la organización. El puesto es responsable de crear una aplicación sin fisuras de las tareas administrativas que contribuyen al éxito de los programas. Cuatro áreas principales de responsabilidad incluyen el apoyo al Director Ejecutivo en las tareas diarias y las responsabilidades administrativas, la gestión de los informes de gastos de las subvenciones comprometidas, la logística del funcionamiento de la oficina y la dotación de personal para las reuniones del Consejo de Administración.

Problemas y responsabilidades

Planificación y aprendizaje 0,075 ETC (3 h/semana)

• • Participar en reuniones semanales con el Director Ejecutivo para revisar la carga de trabajo, el aprendizaje y el progreso de las responsabilidades laborales asignadas.

• • Participar en las reuniones de control del Equipo Directivo con el Director Ejecutivo y el Coordinador de Programas y Oficina.

• • Identificar problemas y proponer soluciones al equipo directivo.

• • Desarrollar y aplicar un plan de trabajo individual que incluya actividades para seguir los progresos en las responsabilidades que se indican a continuación:

Informe de gastos de subvenciones 0,1 ETC (4 h/semana)

• • Gestionar un sistema interno de seguimiento de los informes de gastos de las subvenciones y ayudar al Director Ejecutivo a cumplir los plazos.

• • Preparar los archivos de los informes mensuales de gastos, reunir la documentación necesaria, enviar las plantillas de los informes al Director Ejecutivo y presentar los borradores finales.

Operaciones de oficina 0,2 ETC (8 h/semana)

• • Introducir las interacciones y donaciones de los donantes en el programa CRM de Fundly.

• • Ayudar al Director Ejecutivo a actualizar trimestralmente la carta de agradecimiento a los donantes.

• • Revisión de las cuentas generales de correo electrónico, línea telefónica y redes sociales de la organización y respuesta diaria a mensajes y consultas.

• • Apoyar al coordinador voluntario de las clases de ciudadanía con la logística para implementar las clases virtualmente a través de Zoom según sea necesario.

• • Programar reuniones de personal y ocuparse de la logística de las reuniones (catering, preparación de la sala y desmontaje).

• • Proporcionar asistencia general a los miembros del equipo con Google Suite.

• • Gestión y pedido de material de oficina (papelería, material de oficina, pedidos de agua, aperitivos/café, tóner, papel de copia, educación física).

Coordinación del Consejo de Administración 0,125 ETC (5 h/semana)

• • Recopilar informes de operaciones e informes financieros y preparar los paquetes de reuniones.

• • Incorporar y orientar a los nuevos miembros del Consejo.

• • Gestionar la lista del Consejo, actualizar la información de contacto de los miembros del Consejo, la fecha de su mandato y los datos de pertenencia a los comités.

• • Programar las reuniones del Consejo, enviar invitaciones y paquetes de reuniones y archivar las actas de las reuniones.

• • Gestionar el calendario anual para la revisión del rendimiento del Director Ejecutivo y del Consejo de Administración, los nombramientos de directivos, los límites de los mandatos, etc.

• • En colaboración con el Director Ejecutivo, llevar a cabo la revisión trimestral y el mantenimiento de los documentos de gobernanza, incluidos los estatutos, las políticas del consejo, las donaciones del consejo y la situación de los miembros del consejo.

Apoyo a la administración ejecutiva 0,5 ETC (20 horas/semana)

• • Archivar y recuperar documentos y contratos.

• • Coordinar todas las reuniones y órdenes del día del personal.

• • Supervisar y revisar el correo entrante y demás correspondencia en nombre del Director Ejecutivo. Utiliza la discreción y el juicio profesional para redactar respuestas y hacer un seguimiento de las comunicaciones según proceda.

• • Coordinar todas las reuniones para el Director Ejecutivo, incluidos los preparativos de las instalaciones y el catering y las invitaciones para los participantes internos y externos, tanto in situ como a distancia.

• • Planificación de viajes, seguimiento de informes de gastos, tramitación de reembolsos, facturas y órdenes de compra.

• • Examinar y gestionar el flujo de documentos, contratos y facturas enviados al Director Ejecutivo y utilizar un criterio independiente para redirigirlos cuando proceda.

• • Corrección experta de toda la correspondencia e informes, según sea necesario.

• • En caso necesario, revisar el correo electrónico del Director Ejecutivo en su ausencia y mantenerle al corriente de todos los asuntos que requieran su atención a distancia; ayudarle a organizar las comunicaciones necesarias.

• • Gestionar la programación, planificación y actas de las reuniones del Equipo Directivo.

• • Apoyar la presentación puntual de documentos ante organismos reguladores estatales, federales y de otro tipo.

• • Supervisa y apoya otros proyectos administrativos de contabilidad, recursos humanos e informática asignados por el Director Ejecutivo.

Cualificaciones, aptitudes y capacidades esenciales

• • Diplomatura o licenciatura en administración de empresas, ciencias políticas o campos similares.

• • Un mínimo de 5 años de experiencia en puestos de apoyo a la dirección ejecutiva, administrativos o de gestión de proyectos, o experiencia laboral equivalente.

• • Se valorará la experiencia en una organización sin ánimo de lucro.

• • Se requieren excelentes dotes de comunicación verbal y escrita.

• • Habilidades superiores en la programación y planificación de reuniones.

• • Debe estar orientado a los detalles, tener una gran capacidad de organización para gestionar un flujo de trabajo continuo en un entorno de gran volumen y multitarea, y ser capaz de respetar y cumplir los plazos con gran precisión.

• • Excelentes conocimientos de ofimática: conocimiento profundo de los programas Microsoft Office y Google Suite.

• • Hábil en la preparación de informes de Excel o Google Sheet (no en el desarrollo de datos) que contengan información financiera.

• • Experiencia en la gestión de archivos electrónicos complejos en la red y en la presentación de documentos sensibles con protocolos externos de confidencialidad aprobados.

• • Capacidad para trabajar con poca o ninguna supervisión.

• • Capacidad para tratar situaciones delicadas con tacto y juicio razonado bajo presión.

• • Excelentes aptitudes interpersonales y capacidad para relacionarse eficazmente con interlocutores internos y externos con gran profesionalidad.

• • Capacidad para mantener el máximo nivel de confidencialidad y manejar material sensible relativo a la organización y sus empleados.

• • Experiencia en la revisión de documentos jurídicos complejos.

• • Experiencia en la gestión de las comunicaciones relativas a los procesos presupuestarios anuales.

• • Experiencia trabajando con comités del consejo y preparando y distribuyendo órdenes del día, material y actas de las reuniones.

• • Las aptitudes de agilidad cultural son muy deseables para trabajar de forma eficaz y respetuosa con personas, equipos y comunidades diversos.

Condiciones del entorno de trabajo y requisitos administrativos:

• • Aplicar las prácticas de seguridad (incluido el COVID-19) en todas las facetas del desempeño de sus funciones y ponerse en contacto con los servicios de emergencia en caso necesario.

• • Después de 180 días de empleo, este puesto podrá evaluarse con la opción de trabajar a distancia uno o más días a la semana con la aprobación del Director Ejecutivo.

• • Se requiere carné de conducir válido en Oregón y vehículo fiable y asegurado.

• • Capacidad para levantar entre 10 y 30 libras.

• • Uso frecuente de P.P.E., teclado, monitor, ratón y teléfono.

Ofertas de compensación de Unidos Bridging Community:

• • Prestaciones médicas, dentales y oftalmológicas.

• • 20 días libres anuales retribuidos, ocho días festivos anuales retribuidos y ocho horas de baja por enfermedad acumuladas mensualmente.

• • Reembolso del kilometraje.

Para presentar su candidatura: Envíe un currículum vitae y una carta de presentación detallando su interés en este puesto. La carta de presentación debe tratar específicamente de cómo cumple usted los requisitos de cualificación, experiencia y otros requisitos laborales. Por favor, incluya su nombre y apellidos y el título del puesto “Asistente administrativo“ en el asunto y envíelo a Miriam Vargas Corona, Directora Ejecutiva, a miriam@unidosyamhillcounty.org.

La política y el compromiso de Unidos Bridging Community es no discriminar por motivos de raza, credo o religión, color, etnia, nacionalidad, religión, sexo, orientación sexual, expresión de género, edad, capacidad física o mental, estado civil o cualquier otra condición protegida por la ley.